شرح وظایف مدیریت برنامه‌ریزی و راهبری جلسات اتاق فکر/مهندس علی رجبی ابهری
همان‌گونه که پیش‌تر بیان شد این مدیریت شامل دو بخش ثابت و پروژه‌ای است. همان‌گونه که از چارت سازمانی پیدا است ابتدا توسط کارشناسان رصد و شناسایی و کمیته‌های جمع آوری و تحقیق، تأمین محتوی اولیه در اداره رصد انجام و سپس جلسات اتاق فکری در اداره‌ی راهبری جلسات اتاق فکری برگزار می‌گردد. در انتها در اداره پالایش محصولات متن جلسات پیاده‌سازی، تحلیل و چکیده‌نگاری می‌گردد. قسمت عمده‌اي از مرحلة پايش و پالايش در داخل خود جلسة اتاق فكري انجام مي‌شود. اين مرحله از آماده‌سازي خروجي شامل چند بخش است:
ثبت و نگهداري صوتي و تصويري جلسات اتاق فكر
در اين بخش جريان جلسه و مطالب گفته شده را در قالب فايل‌هاي صوتي و تصويري ذخيره مي‌كنند تا بتوان در زمان نیاز از آنان استفاده نمود. توجه نمایید در برخی اوقات بعضی از اعضای اتاق فکر ممکن است غیبت داشته باشند. گاهی اوقات اتاق فکر به سفارش کسی تشکیل می‌شود که ایشان می‌خواهد در جریان روند برگزاری جلسه باشد ولی خود در جلسه حضور نداشته باشد. و یا اینکه بازبینی کل جلسات ضبط شده یک راهنما برای تربیت روسای جدید اتاق فکری خواهد بود. در اين حالت ضبط جلسات در اين قالب‌ها مثمر ثمر خواهد بود. علاوه بر اين همانطور كه در ادامه اشاره خواهيم كرد بسياري از نتايج به دست آمده از يك جلسة اتاق فكر به صورت خلاصه‌اي از ايده‌ها و نهايتاً يك گزارش نه چندان مفصل ارائه خواهد شد. در اين حالت بسياري از جزئياتي كه در جلسه مطرح شده‌اند و شايد بتوانند در آينده سودي داشته باشند از بين خواهند رفت و فراموش مي‌شوند. در چنين وضعيتي هم ثبت جلسات مفيد واقع خواهد شد.
طبقه‌بندي و كدگذاري محصولات فراهم شده به نام گروه‌ها (بايگاني)
هيچ نتيجه‌اي در يك جلسة اتاق فكر نبايد فرار كند! اگر شخصي ايده‌اي قوي و مثبت داده است، بايد اسنادي در دسترس باشد كه بعدها بتوان ايده را شناسايي كرد. اين يعني يك شناسنامه براي هر ايده. اين كار را مي‌توان از طريق كدگذاري ايده‌ها انجام داد.
تبديل و پياده‌سازي آثار فكري به فرصت‌هاي قابل استفاده براي پخش و نشر
اين مرحله در واقع مهم‌ترين بخش از تعامل با ايده‌هاست. اتاق فكرهاي معروف و معتبر دنيا بخش عمده‌اي از انرژي و متخصصان خود را در اين قسمت صرف مي‌كنند. مرحلة تحليل ايده‌ها و تبديل آن‌ها به راه‌حل‌ها و دستورالعمل‌هاي كاربردي موضوعي حرفه‌اي است و نياز به تخصص فراوان دارد. تحليل‌گران متخصصي در راستاي اجراي اين مرحله به كار گرفته مي‌شوند تا بتوانند از آنچه كه به صورت انتزاعي در جلسات اتاق فكري به دست آمده است راه‌كارهايي عملي و قابل استفاده به دست آورند. در مرحلة تحليل مي‌بايست نگاهي كلي نسبت به تمام آنچه كه در جلسات اتاق فكر مطرح شده است به دست آورد و اين كار نياز به توانايي‌هاي علمي خاصي دارد. آنچه كه به طور خلاصه مي‌توان گفت اين است كه تيم تحليل‌گري كه براي اين مرحله انتخاب مي‌شود تشكيل‌دهندة پوستة اصلي و به قولي هسته يك مجموعة فكري مانند اتاق فكر است.
پالایش محصولات
گرچه آنچه كه در انتهاي يك جلسة اتاق فكر به دست مي‌آيد اهميت زيادي دارد اما نحوة منتشر نمودن آن نيز بسيار مهم است. به عنوان مثال اگر نتايج جلسات و تحليل آن را به صورت يك كتاب يا يك جزوة قطور درآوريد، هيچ سياست‌مدار يا سياست‌گذاري در حلقة مخاطبان آن نخواهد بود زيرا آن‌ها هيچ وقت زمان كافي براي مطالعة چنين آثار طولاني‌اي را ندارند. در چنين مواردي بايد گزارش‌هايي خلاصه و كوتاه آماده كرد كه بتواند در چند لحظة كوتاه به فرد بگويد كه بايد چه كار كند. در اتاق فكرهاي بزرگ منتهي به محصولات فيزيكي بسيار متنوعي مي‌شود كه هر كدام مخاطب خاص خود را دارند. گاهي به شكل كتاب گاهي جزوات، گاهي محصولات چند رسانه‌اي، گاهي بروشورهايي كوتاه و گاهي در قالب يك خبر كوتاه. در واقع توانايي يك اتاق فكر در توليد قالب‌هاي مختلف با سطح اطلاعات مختلفي از نتايج يك يا چند جلسه و ايده‌هاي به دست آمده، تعيين‌كنندة ميزان تأثيرگذاري آن در جريان سياست‌گذاري يك مجموعه يا حتي يك كشور است. در كل مي‌تواند بخش‌هاي مختلف اين مرحله را از اين قرار دانست:
ـ تهية گزارش آماري و كمي از جلسه و ارائه به اعضاي هيئت مؤسس يا تشكيل‌دهندگان جلسه.
ـ تهية گزارش مكتوب تحليلي به صورت تفصيلي از محتواي جلسات و ايده‌ها.
ـ تدوین خلاصة مطالب عنوان شده و نتايج حاصله.
ـ توليد محصولات چند رسانه‌اي از نتايج.
ـ عرضة آثار در قالب كتاب.
ـ تهية بروشورهايي خلاصه و بسيار كاربردي براي مديران و افرادي كه زمان كافي براي بررسي مكتوبات طولاني را ندارند.
از جمله مهم‌ترین وظایف مدیریت برنامه‌ریزی و راهبری جلسات؛ انتخاب اعضای اتاق فکر با همکاری و مشارکت روسای اتاق فکر و نظارت دقیق بر تحلیل و چکیده‌نگاری صحیح جلسات است.
با مهندسی معکوس می‌توانید شرح وظایف قسمت‌های تابعه این مدیریت را تدوین نمایید.
