در جلسات اتاق فکری معمولاً از تکنیک‌های مختلفی برای فکر کردن استفاده می‌شود. یک تکنیک عمده “بارش و یا طوفان فکری” می‌باشد. این تکنیک روشی است برای تخلیه اطلاعات ذهن یک فرد در مورد یک موضوع خاص. اگر شرایط لازم برای استفاده مناسب از این تکنیک فراهم باشد ـ اعم از محیط جلسه مناسب، انتخاب افراد مناسب، رهبری جلسه و… ـ در پایان یک جلسه می‌توانید انبوهی از ایده‌ها را در زمینه مورد نظرتان فراهم آورید. در واقع می‌توان گفت که هدف نهایی برگزاری یک جلسه اتاق فکر، رسیدن به یک بارش فکری خوب است نه رسیدن به نتایج خاص.
طوفان فكري (Brain Storming) چیست؟
طوفان فكري از اولين اتفاقاتي است كه در يك جلسه اتاق فكر رخ مي‌دهد. در واقع هدف جلسه اتاق فكر، رسيدن به يك طوفان فكري خوب و مفيد است. تعاريف متعددي براي اين پديده ذكر شده است. از ميان همة اين تعاريف مي‌توان اين نمونه‌ها را ذكر كرد.
- يك تكنيك گردهم‌آيي كه به وسيلة آن يك گروه تلاش مي‌كنند با جمع‌آوري همه نظرات و ايده‌ها در حل يك مسئله خاص كمك كنند.
- جرياني است كه براي كسب حداكثر ميزان نظرات موجود در موضوع مورد نظر طراحي شده است.
- تكنيكي است كه توانايي ساخت ايده‌هاي جديد را به حداكثر مي‌رساند.
- جايي كه در آن افراد تمام محدوديت‌هاي اجتماعي و قوانين را كنار مي‌گذارند تا به ايده‌ها و راه‌حل‌هاي جديد دست پيدا كنند.
- ميزان زماني است كه براي ايجاد تعداد انبوهي از ايده‌ها اختصاص داده شده، بدون در نظر گرفتن ارزش آنها.
- بخشي از جريان حل مسئله است كه با ايجاد ايده‌هاي جديد به وسيله كنار گذاشتن قضاوت سر و كار دارد.
- خلق بهترين حالت ذهني براي ايجاد ايده‌هاي جديد.
- همكاري آزادانه‌ی ايده‌هاي متنوع براي شكل‌دهي ايده‌ها و مفاهيم جديد.
در لغت‌نامه‌ها نيز تعاريفي براي اين پديده ذكر شده است. از جمله آنها مي‌توان گفت: يك الهام ناگهاني، يك ايده روشن، يك دريافت ذهني و…
طوفان فكري (Brain Storming) چیست؟
ساختار اصطلاح طوفان فكري از دو كلمه تشكيل شده است. «طوفان» و «فكر». ذهن يا فكر در لغت‌نامه‌ها به گروهي از اعصاب متراكم در سر انسان گقته مي‌شود كه در بخش دروني بالاي سر قرار گرفته‌اند و بدن را كنترل مي‌كنند. ذهن يا فكر افراد قادر مي‌سازد كه تفكر كنند. از نظر فيزيولوژيكي نيز ذهن تودة نرم درهم پيچيده‌اي از بافت‌هاي عصبي است كه در ميان جمجمه قرار گرفته‌اند و سيستم عصبي بدن را كنترل و هدايت مي‌كنند و مركز تفكر، حافظه و احساسات هستند. كلمة طوفان نيز به آب و هواي خشن و شديد گفته مي‌شود كه شامل موادي چون باران، باد، برف، گرد و خاك و… است. از مجموع تعريف‌هايي كه در اين بخش ذكر كرديم مي‌توانيم نتيجه بگيريم كه طوفان فكري كه گاهي با اصطلاح «بارش فكري» نيز خوانده مي‌شود يك جريان گروهي است كه در آن افرادي با تفكرات متنوع، بدون در نظر گرفتن قيد و بندهاي معمولي موجود در ميان خودشان (مانند رئيس و مرئوسي و…) سعي مي‌كنند با دادن پيشنهادات و ايده‌هاي جديد، يك مشكل و مسئله را حل كنند و براي آن راه حل پيدا كنند. در اين تعريف چند مفهوم نقشي كليدي دارند: تفكر گروهي، رهايي از قيد و بندها و عادت‌ها، ايده‌هاي جديد و حل مسئله.
اما بالاترین خلاقیت فکری چگونه ايجاد می‌شود؟
برخي از حالات روحي و دروني مي‌تواند توليدكننده طوفان فكري باشد. اين حالات بيشتر در نتيجه برخي احساسات توليد مي‌شوند.
به طور كلي مي‌توان حالات زير را ايجاد كننده زمينه لازم براي طوفان فكري دانست:
- حالت تحريك‌پذيري
- نشاط
- ترفيع
- متروك واقع شدن
- هيجان‌زده شدن
- انتقال
- تب‌دار بودن
- گيج بودن
- گرماي زياد
- اضطراب و عصبانيت
- مغشوش بودن
- تلاطم فكري
- طغيان فكري
- انفجار
- تشنج
چگونه طوفان فکری سنتی انجام دهیم؟
برخي از حالات روحي و دروني مي‌تواند توليدكننده طوفان فكري باشد. اين حالات بيشتر در نتيجه برخي احساسات مانند نشاط، ترفيع، متروك واقع شدن، هيجان‌زده شدن، تب‌دار بودن، تشنج، اضطراب و عصبانيت توليد مي‌شوند. اما روش دیگری که وجود دارد بوسیله برگزاری جلسه‌ای است که روی موضوع خاصی متمرکز شده باشد. برای این منظور؛
افرادی به تعداد بین 4 تا 15 نفر را در یک اتاق جمع کنید.
یک نفر را انتخاب کنید که جریان را کنترل و هدایت کند، اهداف جلسه را معرفی کند و قوانین را بیان کند. این فرد همچنین باید بر نحوه‌ی رعایت قوانین نظارت داشته باشد و افراد را به شرکت در مباحث تشویق کند. این فرد “تسهیل کننده” (Facilitator) نامیده می‌شود.
به طور ایده‌آل بهتر است ابتدا مجلس را با صحبت در مورد مسائل خارج از موضوع و مفرح گرم کنید. این کمک می‌کند قوه خلاقیت افراد فعال شود و جلسه از حالت بسته خارج شود. همه افراد باید احساس راحتی و آسایش داشته باشند. شاید بهتر باشد افرادی که قبلاً یکدیگر را ندیده‌اند به هم معرفی کنید. اگر ممکن بود می‌توانید موسیقی هم پخش کنید. بهتر است موضوع صحبت برای گرم کردن؛ کاری نباشد. به عنوان مثال می‌توانید در مورد ماشین، تلویزیون‌های آینده و مسائلی این چنین صحبت کنید.
وقتی جلسه به حالت گرم و ایده‌آل رسید، جلسه را آغاز کنید. به آنها خوشامد بگویید و هدف اصلی طوفان فکری (که جمع کردن بیشترین ایده ممکن است) را به آنها یادآوری کنید. در مورد موضوع مورد بحث در ابتدای جلسه به طور کلی صحبت کنید و راه‌حل یا موضوع خاص و جزئی‌ای را بیان نکنید. برای شروع آنها باید فکر کنند که هر چیز ممکن است. اگر کسی برای اولین بار در جلسه طوفان فکری شرکت می‌کند بهتر است قوانین را به صورت برگه در اختیار او بگذارید. به اهمیت تبعیبت از قوانین تأکید کنید. متذکر شوید که ایده‌ها هم می‌توانند به عنوان راه حل باشند هم می‌توانند منبع الهامی برای ایده‌های دیگران باشند. افراد باید بدانند ایده‌های غیرعادی و مبالغه‌آمیز به چه میزان اهمیت دارند.
وقتی هدف جلسه بیان شد هر کس شروع به ارائه هر چه در ذهن دارد می‌نماید. هر آنچه در ذهنشان موجود است، بدون در نظر گرفتن هر گونه محدودیت اعم از درستی یا غلطی، ترس از اشتباه و …
روش رایج نوشتن ایده‌ها نوشتن آنها روی تخته وایت‌برد است. در جلسات بزرگ شاید مجبور باشید از 2 تا 3 منشی استفاده کنید تا مطمئن شوید همه ایده‌ها نوشته می‌شود.
ایده‌های غیرعادی و مبالغه‌آمیز را تشویق کنید. ایده‌ها محال و غیرقابل اجرا را بیرون بریزید تا ببینید چه ایده‌های جدیدی تولید می‌شود. هیچ ایده‌ای مسخره نیست. به تشویق ادامه دهید نگذارید کسی در مورد ایده دیگر قضاوت یا انتقاد کند. از همه به خوبی تشکر کنید و به چشمانشان خیره شوید و لبخند بزنید. افراد را با اسم کوچکشان صدا نکنید چون این عمل حس جمعی را کاهش می‌دهد. وقتی صحبت می‌کنید از کلمه “ما” استفاده کنید. بگذارید بدانند که این یک تلاش گروهی است و همه برای ایجاد یک محیط خوب و خلاق مسئولند.
سعی کنید ایده‌های دیگران را گسترش دهید و بسازید (Improve). ایده دیگران را بسط دهید. تفکرات جدید را به هر ایده اضافه کنید از الهامات و ایده‌های دیگران برای خود استفاده کنید. افراد خلاق افرادی هستند که خوب گوش می‌دهند. چندین ایده را با هم ترکیب (Combine) کنید تا امکانات جدید را کشف کنید. به طور اجتناب ناپذیری با زمان‌های کوتاه سکوت مطلق روبرو خواهید شد. سعی کنید این را به عنوان یک امر بد، برجسته نکنید. افراد برای فکر کردن احتیاج به زمان و فضا دارند. صحبت آهسته و آرام با دیگر حضار به آنها کمک می‌کند دوباره به بحث بازگردند و مانع می‌شود که فکر کنند سکوت را شکسته‌اند. به لیست ایده‌ها باز گردید. یکی از ایده‌ها که جذاب‌تر از دیگران است را انتخاب کنید و از افراد بخواهید آن را گسترش یا تغییر دهند یا دوباره شکل دهند.
بدین ترتیب خواهید دید که جلسه طوفان فکر شما به سرعت به تولید سریع ایده‌های جدید می‌انجامد.
پس از مدت زمان کوتاهی افراد شما خسته خواهند شد و به یک استراحت نیاز خواهند داشت. زمان مورد نیاز می‌تواند بین 10 دقیقه تا یک ساعت در تغییر باشد. بسته به زمانی که به جلسه اختصاص داده‌اید و بسته به ایده‌هایی که تولید شده باید از افراد بخواهید استراحت کنند یا حتی گاهی جلسه را تمام کنید. کسی را مجبور نکنید که به میزان دلخواه شما در جلسه بنشیند. وقتی احساس کردید کار تمام شده، جلسه را پایان دهید. اگر یک استراحت در وسط جلسه در نظر گرفته‌اید، از افراد بخواهید از جایشان بلند شوند و راه بروند، با یکدیگر صحبت کنند و افراد دیگر را خارج از اتاق جلسه ملاقات کنند. از آنها به خاطر حضورشان و ایده‌هایی که تا اینجا داده‌اند تشکر کنید. به آنها اجازه دهید در مورد هر چه می‌خواهند صحبت کنند. تشویق‌شان کنید به تخته‌ای که ایده‌ها روی آن نوشته شده‌اند نگاه کنند شاید ایده جدیدتری در زمان استراحت به ذهنشان خطور کرد.
اتمام جلسه. وقتی که به هر دلیل تصمیم به اتمام جلسه گرفتید، توجه همه را به خود جلب کنید (از افراد بخواهید توجه کنند). از حضار درخواست کنید نوشتن را تمام کنند. از آنها به خاطر حضورشان بسیار تشکر کنید و به آنها بگویید که جلسه چقدر عالی بود. به آنها بگویید که اگر بعداً در هر جایی، مثلاً در راه خانه، در حمام، طول هفته آینده در این زمینه ایده جدیدی به ذهنشان رسید شما را با خبر کنند. در پایان جلسه، به طور عادی شرکت‌کنندگان از لحاظ فکری خسته‌اند. به آنها استراحت بدهید و از آنها پذیرایی کنید و به آنها بگویید همه چیز را همان‌گونه که هست رها کنند و اتاق را ترک کنند. وقتی آنها رفتند، به سراغ میزها بروید و هر چیزی که مطلبی روی آن نوشته شده را بردارید. دفترهای یادداشت، کاغذهای روی میز و حتی کاغذهای مچاله.
اگر شما الان اتاق را ترک کنید، احتمالاً آنچه امروز اتفاق افتاد را فراموش خواهید کرد. بهتر است مدتی در اتاق بنشینید و ایده‌های اضافی که به ذهنتان می‌رسد را بنویسید و آنچه اتفاق افتاد را دوباره در ذهن مرور کنید. سپس کاغذها و یادداشت‌ها را به دفتر خود ببرید. استراحت کنید. به خودتان به خاطر برگزاری یک جلسه خوب تبریک بگویید.
کارهای بعد از جلسه. حال شما تعدا بسیار زیادی از ایده‌ها را دارید. بهتر است همه ایده‌ها را در یک لیست بنویسید. اگر می‌خواهید در کار تحلیل ایده‌ها با کسی شریک شوید بهتر است ایده‌ها را وارد کامپیوتر کنید. به این طریق می‌توانید ایده‌ها را به شکل ایمیل یا فایل به دیگران بدهید. از نظر تکنیکی جریان طوفان فکری شما با اتمام رسیده و جریان تحلیل آغاز شده است. بسیار مهم است که این تمایز را درک کنید. طوفان فکری جریان تولید ایده‌ها است. وقتی شما شروع به تحلیل می‌کنید طوفان فکری در کار نیست. با این حال طوفان فکری بدون تحلیل بی‌فایده است.
تحلیل ایده‌ها هم می‌تواند به صورت فردی و توسط برگزارکننده جلسه انجام شود و هم توسط گروهی از افراد انجام پذیرد. این گروه هم می‌تواند همان گروه تشکیل دهنده جلسه طوفان فکر باشد و هم یک گروه متفاوت. بهترین حالت این است که یک گروه مجزا از گروه تشکیل دهنده جلسه کار تحلیل ایده‌ها را به عهده گیرد. این کار مانع از بین رفتن انگیزه گروه اصلی در جلسات احتمالی بعدی می‌شود. حتی اگر برای تحلیل ایده‌ها از یک گروه کمک می‌گیرید، بهتر است ابتدا به شخصه یک بار ایده‌ها را مرور کنید و آنهایی که به هیچ عنوان عملی نیستند را حذف کنید. غیر عملی بودن می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد. مثل محدودیت‌های مالی، فیزیکی، قانونی و … ولی ایده‌هایی که حتی اندکی احتمال اجرا دارند را نگه دارید. حال که لیست طولانی‌ای از ایده‌های محتمل دارید آنها را به 3 دسته تقسیم کنید.
ـ عالی: حتماً عملی خواهد شد و جواب خواهد داد.
ـ جالب: احتمالاً کار خواهد کرد و ممکن است احتیاج به تحلیل‌های بیشتر داشته باشد یا شاید در آینده به کار آید.
ـ بی‌استفاده: کار نخواهد کرد.
وقتی تقسیم‌بندی انجام شد باید از ایده‌های گروه یک استفاده کنید و در مورد ایده‌های گروه دو بیشتر تحلیل و تحقیق کنید. این جایی است که نیروی مدیریت و رهبری شما به کار می‌آید.
