حال که تشکیل یک جلسه ضروری دانسته شد، شما باید تصمیم بگیرید چگونه آن را اجرا کنید و چه کسانی باید در آن شرکت کنند. در ادامه درباره شرح وظایف اعضای اتاق فکری (رییس، منشی‌ها و کارشناسان)، نحوه‌ی انتخاب اعضای اتاق فکر صحبت می‌کنیم. افراد شرکت‌کننده در اتاق فکر معمولاً بین 4 تا 10 نفر می‌باشد و به سه دسته قابل تقسیم است؛
شرح وظایف و نحوه انتخاب رییس اتاق فکر
یک نفر می‌بایست جریان ایده را کنترل و هدایت کند، موضوع و اهداف جلسه را معرفی کند و قوانین را بیان کند. این فرد همچنین باید بر نحوه رعایت قوانین نظارت داشته باشد و افراد را به شرکت در مباحث تشویق کند. این فرد “تسهیل کننده” (Facilitator) نامیده می‌شود. این فرد هم چنین باید قوه خلاقیت افراد را در سطح مطلوب نگه دارد و از تقلیل آن جلوگیری کند. فردی که سابقه طولانی در راهبری اتاق فکر داشته را برای این سمت در نظر بگیرید. توجه نمایید فردی که دارای هیچ گونه سابقه فعالیت در اتاق فکر نمی‌باشد برای این پست مفید نیست. حتماً می‌بایست برای افراد جوان جهت تصدی این سمت دوره آموزشی در نظر گرفت و انتقال تجربیات از مسئول قبلی بطور کامل برقرار گردد.
شرح وظایف و نحوه انتخاب کارشناسان و مدعوین اتاق فکر
کارشناسان می‌بایست با رعایت قوانین جلسه اتاق فکری به طور فعال در جریان ایده پردازی شرکت نمایند. همچنین ایشان می‌بایست در موضوع مورد نظر مطالعه و سعی کنند زمینه‌های لازم برای تعالی جلسات اتاق فکر را فراهم آورند. اما چه ترکیبی برای یک جلسه اتاق فکری مناسب‌تر خواهد بود. شما باید تصمیم بگیرید چه کسانی در جلسه شرکت کنند. در نظر داشته باشید که افراد منتخب شما حتماً لازم نیست که در مسئله مورد نظر شما متخصص باشند. گاهی افراد غیرمتخصص به واسطه نگاه بیرون‌گرای خود ایده‌هایی می‌دهند که راه‌گشاتر خواهد بود. پس در انتخاب افراد دست بسته عمل نکنید. گزینه‌های در دسترس و همیشگی بهترین راه شما برای انتخاب افراد است. این چیزی است که معمولاً اتفاق می‌افتد و معمولاً کار می‌کند. شما می‌توانید از دپارتمان‌ها، شرکت‌ها و ادارات دیگر هم افرادی را دعوت کنید. این‌گونه می‌توانید تعداد بیشتری از شخصیت‌های متفاوت را با هم ترکیب کنید. افراد بیشتر یعنی تنوع بیشتر ولی ممکن است با خطر کمبود زمان برای افراد روبرو شوید. شما باید با توجه به حیطهی کاری و همچنین نواقصی که در کار خود احساس می‌کنید به تقسیم‌بندی و انتخاب اعضاء بپردازید.
معمولاً افراد اندکی وجود دارند که می‌توانند به شما در هنگام مواجهه با یک موضوع خاص یا مسأله‌ای ویژه در شغل‌تان کمک کنند. شما به جای تلاش برای کسب دانش خاصی که در هنگام برخورد با مشکلات به آن احتیاج دارید، باید بدانید که با چه کسی باید رابطه برقرار کنید یا به چه محلی مراجعه کنید تا اطلاعات مورد نیاز خود را بدست آورید. در اینجا انواع مختلف افرادی که باید در اتاق فکر خود داشته باشید را ذکر می‌کنیم.
افرادی که شبیه شما هستند!
امتیازات واقعی بسیار زیادی در جستجوی افرادی که اهداف و علایقی شبیه به شما دارند یا تلاش می‌کنند به همان چیزی برسند که شما می‌خواهید برسید وجود دارد. آنها آن دسته اطلاعاتی که شما می‌خواهید را فراهم می‌کنند و شما هم آنچه آنان می‌خواهند را فراهم می‌کنید. همکاری با این افراد، هم به شما و هم به آنان کمک می‌کند که با ایجاد تقسیم کاری، جریان کار را سریع‌تر به پیش ببرید. این جریان همچنین شما را قادر می‌سازد با رقبای کاری خود آشنا شوید و نقاط ضعف و قوت آنان را شناسائی کنید.
افرادی که هم شغل شما هستند!
به عنوان یک قانون ساده، بهترین منبع اطلاعاتی شما افرادی هستند که آنچه شما می‌خواهید انجام دهید را در حال حاضر انجام می‌دهند و در آن موفق هستند (شاید در جایی دیگر و با مشتریانی متفاوت). موفقیت آنها نشان می‌دهد که آنها از تمایلات و تغییرات مربوط به بازار کار شما آگاهند و قبلاً برخی از چالش‌ها که شما هنوز با آنها روبرو نشده‌اید یا به تازگی روبرو شده‌اید را پشت‌سر گذاشته‌اند. سعی کنید در گروه اتاق فکر خود با 3 تا 5 نفر از این طبقه در ارتباط باشید. آنها راهنمایی‌های لازم، قوانین و اطلاعات مربوط به حوادث آینده نزدیک را در اختیار دارند.
افرادی که قبلاً هم شغل شما بوده‌اند!
سعی کنید بفهمید چرا این افراد شغل خود را تغییر داده‌اند و دیگر در حیطهی شغلی شما مشغول به فعالیت نیستند. برای تجارت آنها چه اتفاقی افتاده است! هم‌اکنون به چه کاری مشغول‌اند؟ آیا تصمیم آنها مبنی بر ترک این شغل درست بوده است؟ هم با آنهایی که موفق بوده‌اند و هم با آنها که شکست خورده‌اند صحبت کنید. بسته به نوع شغل و مدت زمانی که فرد از آن دور بوده است، این اطلاعات برای برنامه‌ریزی شغلی بسیار ارزشمند است.
نویسندگان و متخصصان حرفه‌ای!
افرادی که در حرفه‌ی شما به نوشتن و تولید کتاب، مقاله و محصولات صوتی و تصویری می‌پردازند، متخصصان کلیدی در موضوعات مربوط به شغل‌تان هستند. این افراد عموماً تخصص یا دانش عمیقی در مورد جریان‌ها، سیستم‌ها، تکنولوژی‌ها، تاکتیک‌ها و پیشرفت‌های آتی مربوط به شغل شما دارند. تعداد اندکی از این افراد می‌تواند میزان بسیار زیادی پول و زمان برای شما ذخیره کند.
کارشناسان حقوقی و تنظیم‌کننده‌ها!
افرادی که در حیطهی کاری شما به تنظیم قوانین، بازرسی یا معرفی حرفه‌ای‌ها می‌پردازند حتماً می‌توانند داستان‌هایی در مورد تله‌های قانونی و عملیاتی‌ای که شما ممکن است گرفتارشان شوید برایتان معرفی کنند. آنها همچنین احتمالاً راه‌حل نجات یافتن و فرار از آنها را هم می‌دانند. آنها از راه‌های گریز و میانبرهایی که زندگی شغلی شما را ساده‌تر می‌کنند نیز آگاهند.
مربیان و اساتید دانشگاه‌ها!
یک موضوع زیبا و شگرف در مورد مربیان و آموزش دهندگان این است که آنها افراد را در کسب دانش بی‌طرف تربیت می‌کنند. آنها به مردم کمک می‌کنند که اصول را بفهمند و بشناسند. آنها تکنولوژی‌ها، جریان‌ها و تکنیک‌های جدید را معرفی می‌کنند. سعی کنید به عناصر آموزشی آنها دسترسی پیدا کنید. اگر لازم بود حتی در دوره‌های آموزشی آنها شرکت کنید.
مشاوران!
افراد حرفه‌ای، برای حل مسائل و مشکلاتی که فکر می‌کنند به تنهایی از پس آنها برنمی‌آیند، یا برای مواجهه با تغییرات احتمالی آینده از مشاوران استفاده می‌کنند. برخی مشاوران عام هستند، یعنی در امور عمومی به فرد مشاوره می‌دهند در حالی‌که عده‌ای دیگر در حیطه‌ای تخصصی و ویژه به ارائه مشاوره و راهنمایی می‌پردازند. این افراد برای موضوع مورد تخصصی‌شان آموزش بسیار دیده‌اند. سعی کنید حتماً از 2 یا چند مشاور استفاده کنید.
اعضای تشکیلات و سازمان‌های حرفه‌ای!
افرادی که عضوی از سازمان‌های بازرگانی، تجاری و حرفه‌ای هستند، منابع حاصل‌خیز و نیرومند اطلاعات روز می‌باشند. عضویت آنها در این تشکیلات به آنها اجازه دسترسی به کلید‌های راهنما، اخبار داخلی و حتی محرمانه، سمینارها، جلسات ارائه مطلب، تقویم وقایع (جداول زمانبندی وقوع حادثه‌ی جدید) و بسیاری مطالب دیگر را می‌دهد. به خاطر حضور در جریان، آنها از نزدیک در جریان موضوعات صنعتی و تغییرات بازار هستند. گذراندن زمان با این افراد به شما کمک خواهد کرد که راه‌های جدیدی برای انجام کارهایتان پیدا کنید.
گام بعدی در تاسیس اتاق فکر شناسایی افراد با مشخصه‌های مذکور است. ابتدا نام آنهایی که می‌شناسید یا در موردشان اطلاعاتی دارید و با عنوان‌های مورد نظرتان تطابق دارند را بنویسید. قبل از اینکه کار دیگری انجام دهید، تا آنجا که می‌توانید هر چه نام در ذهن دارید بنویسید. سعی کنید در هر موضوع حداقل 3 نام بنویسید. اگر لازم شد می‌توانید از یک نام در بیشتر از یک عنوان یا موضوع استفاده کنید ولی بیشتر سعی کنید هر عنوان نام‌های جداگانه خود را داشته باشد. به خاطر داشته باشید، شما به دنبال اطلاعات هستید، افراد بیشتر یعنی اطلاعات بیشتر! وقتی نوشتن نام‌ها تمام شد سعی کنید با افراد تماس بگیرید و پس از هماهنگی‌های لازم آنها را در پست‌های مربوط قرار دهید. مطمئن باشید اتاق فکر شما به تدریج و در طول زمان گسترش خواهید یافت و بزرگ‌تر خواهد شد.
برای مطالعه و آشنایی با شخصیت شناسی اعضای برتر اتاق فکرهای جهان به بخش شخصیت شناسی اعضای اتاق فکرهای جهان مراجعه فرمایید.
شرح وظایف و نحوه انتخاب منشی‌ها و مجری اتاق فکر
بهتر است از چند منشی برای ثبت ایده‌ها و ضبط صوتی و تصویری جلسه استفاده کنید.
شما همچنین برای برگزاری جلسه به یک مجری جهت ثبت ایده‌ها روی تخته وایت برد نیاز دارید. وظیفه مجری نباید با وظایف رییس در هم آمیخته شود. حفظ نظم جلسه و جلوگیری از مشاجرات لفظی بین افراد وظیفه اصلی رییس جلسه است نه مجری. در واقع، مجری مسئول امور اجرایی جلسه است. مثلاً توزیع برگه‌هایی که سوالات اصلی روی آن نوشته شده (اگر به شکل برگه‌ای هستند). اما وظیفه اصلی مجری، نوشتن ایده‌ها روی تخته‌هاست. این وظیفه گرچه ساده به نظر می‌رسد اما مهم است. مجری باید ایده ارائه شده را دقیقاً همانطور که بیان شده روی تخته‌ها بنویسد. حتی یک کلمه هم نباید به ایده اضافه یا از آن کم شود زیرا در بسیاری از مواقع این کلمات هستند که در ذهن بقیه حضار تولید ایده می‌کنند. اگر به هر دلیلی استفاده از منشی‌ها امکان‌پذیر نبود، مجری جلسه می‌تواند یکی از حضار باشد.
توجه!
اگر مجری جلسه خود را از میان خود حضار انتخاب کرده‌اید، حتماً دو نکته را به وی گوش زد کنید. اولاً حفظ امانت در نوشتن ایده‌ها. ثانياً بخواهید که اگر ایده‌ای به ذهن خود او خطور کرد، آن را مستقیماً روی تخته منتقل نکند بلکه ابتدا برای حضار بیان کند و سپس روی تخته بنویسد.
