زمانی که می‌دانید چه کسی را می‌خواهید دعوت کنید و جلسه کی و کجا برگزار خواهد شد باید شرکت‌کنندگان را دعوت کنید. افراد را از طریق پست یا ایمیل دعوت کنید و زمان و مکان جلسه را بگویند. هم چنین اشاره کنید که جلسه چه میزان به طول خواهد انجامید. تقاضا کنید به نامه شما پاسخ دهند تا از تعداد حضار باخبر باشید. کلیات موضوع جلسه را به آن‌ها اطلاع دهید و بگویید حضورشان برای شما مهم و قابل تقدیر است.
