کلیات شرح وظایف مدیر عامل اتاق فکر
از گذشته دور، مدیریت اتاقفكرها یکی از مهمترین چالشهای فراروی مدیران و رهبران بوده است. مدیریت افراد در این گونه سازمانها، مصداق مدیریت بر مدیریتناپذیر است. مدیریت کانونهای تفکر به مراتب سختتر و پیچیدهتر از مدیریت مراکز مطالعاتی و پژوهشی عادی است، چون اکثر کارکنان کانونهای تفکر را افراد بسیار نخبه، اندیشمند، باسابقه و پخته، نابغه، خلاق و پرتوان تشکیل میدهند و بیشتر از آن که کارشان مبنی بر صرف علم و دانش باشد، بیشتر مبتنی بر ایده است. مدیریت چنین افراد باهوش و خلاقی نیازمند اتخاذ رویکردهای انسانی فوقالعاده منعطف و حسابشدهای است.
همانگونه که مستحضر میباشید، الگوهاي شناسايي شده ادارهي امور شامل فرماندهي، مديريت و رهبري ميباشند.
در الگوي فرماندهي، نود درصد دستورات از بالا به پايين بوده و ده درصد دستورات از پايين به بالا ميباشد و آن هم شامل نيازهاي افراد ميباشد. و به قول معروف “چرا” ندارد!
در الگوي مديريت دستورات شصت درصد از بالا به پايين ميباشد و چهل درصد بازخوردهاي زيرين مواردي چون پيشنهادات افزايش اثربخشي، بهبود مديريت و … است. اين الگوي مديريتي در اكثر شركتها و كارخانهها قابل مشاهده است.
اما الگوي مدیریت يك دانشگاه به چه صورت است. آيا رييس يك دانشگاه همانگونه كه با كارمندان در برنامهريزيها عمل ميكند در برخورد با دانشجويان و اساتيد نيز ميتواند عمل نمايد؟ آيا ميتواند به استادي دستور دهد كه فلان دانشجو را مردود كن! پاسخ اين سوال بديهي است! بنابراين رييس يك دانشگاه در برخورد با اساتيد و دانشجويان تعاملي است و در برخورد با كارمندان بر اساس الگوي مديريتي است. نظام اداره خانواده (پدر، مادر، فرزندان و …)، مسجد، رابطهي بين دو كارفرما و كشورداري نيز اينچنين است. و اين شيوهي اداره امور رهبري نام دارد كه به گونهاي منطقي دو الگوي قبلي را نيز در بر ميگيرد.
از جمله نكات اساسي در الگوي اداره امور به شيوهي رهبري هدايت، حمايت و نظارت بر كارهاست.
بنابراين مدیر عامل اتاق فكر ميبایست در برخورد با كارمندان اجرايي از الگوي مديريتي و در برخورد با روساي اتاقفكرهاي تابعه از الگوي رهبري استفاده نمايد.
با توجه به اینکه موسسات اتاق فکری سازمانهای خود ارتقاء و خود توسعه هستند، مدیر عامل میبایست نقش کاتالیزوری داشته باشد. يعني يك اتاق فكر بايد تعداد بسيار اندكي كارمند براي امور اداري داشته باشد و مابقي مايحتاج خود را به صورت افقي و بوسیله توسعه همکاران استراتژیک به انجام برساند. برای این منظور مدیرعامل نیاز مستمر به ارتباط با اتحادیههای صنفی، نویسندگان و متخصصان حرفهای، دولتمردان و قانونگذاران، مربیان و اساتید دانشگاهها، مشاوران، انجمنها و سازمانهای مردم نهاد و …. داشته باشد[1].
از طرفی مدیر عامل اتاق فكر ميبايست يك فرد علمي برجسته و موجه و داراي تجربة كافي در كارهاي فكري باشد و بتواند از قدرت رهبري براي يك مجموعة كاملاً فكري استفاده كند. اين رهبر بايد علاوه بر ايفاي نقش حمايتي براي متفكران مجموعه، باید از نظر علمي پيشرو باشد تا از طرف ساير انديشمندان فعال در اتاق فكر مورد پذيرش قرار گيرد.
طراحي يك سيستم گردش اطلاعات نيز براي اتاق فكر يك امر حياتي است. گردش اطلاعات به معني طي مراحل مختلف توسط يك داده در درون سلسله مراتب يك ارگان است. ساختارها و فرايندهاي گردش اطلاعات در يك مجموعة اتاق فكري بايد به گونهاي طراحي شود كه گردش آزاد اطلاعات، دادهها، دانش و ايده را امكانپذير كند و متفكران بتوانند با استفاده از اين سيستم گردشي، در هر لحظه و در هر شرايط از اطلاعاتي كه براي ايدهپردازي به آن نياز دارند استفاده كرده و به آن دسترسي داشته باشند. فضاي كاري، محيط، ساختارها، قوانين داخلي و كليت جوّ حاكم بر يك اتاق فكر بايد مشوق و حاوي اين موارد باشد: روحية كار گروهي، خلاقيت و نوآوري، پويايي، ايدهسازي، تعهدات اخلاقي و انساني.
بنابراین مدیر عامل اتاق فکر نیاز به گذراندن دورههای چهرهشناسی و فن ارتباطات، بروز رسانی و ارتقاء مستمر دانش از طریق مطالعه جراید، مقالات تخصصی و … دارد.
برخی دیگر از وظایف مدیر عامل به شرح زیر است؛
- اهتمام جهت شخصیسازی و باز طراحی نمودار سازمانی اتاق فکر
- استخدام پرسنل اداری و انتخاب و انتصاب مدیریتها و روسای اتاق فکر
- تدوین قوانین درون سازمانی[2] و برون سازمانی[3] بر اساس ارزشها[4]
- اهتمام جهت تدوین موضوعات اتاق فکری، تصویب موضوعات اتاق فکری در هیأت مدیره و ابلاغ اجرایی به مدیریت برنامه ریزی و راهبری جلسات
- تدوین منشور قانونی برگزاری جلسات اتاق فکر
- جمع بندی و انتقال پیشنهادات در خصوص مباحث صورت گرفته به بدنه کلان کشور.
- تهیه طرح شبکه یا رسانهی ارتباطی جهت انعکاس مباحث و نقطه نظرات به مسوولان کشوری و نیز دیگر صاحبنظران و کارشناسان.
- شناسایی چهرههای برتر در زمینههای فرهنگی، اقتصادی و سیاسی و استفاده از تخصص آنها.
- برگزاری همایشهای تقدیر از چهرههای ماندگار و نیروهای خدوم که نقش برجستهای در حوزههای مختلف داشتهاند.
- حمایت مالی و معنوی از اعضای اتاق فکری و برگزاری اردوهای زیارتی ـ تفریحی.
- برنامهریزی در راستای تحقق اهداف و اساسنامه موسسه
- نظارت بر انجام وظایف در قسمتهای تابعه
حال که با کلیات شرح وظایف مدیر عامل اتاق فکر آشنا شدید، در ادامه درباره “انتصابات و چگونگی انتخاب مدیران و روسای اتاق فکر”، “نحوهی نگارش و تدوین مجموعه قوانین شرافتمندانه سازمان اتاق فکر و روشنامه و گامهای اجرایی آن”، “نحوهی انتخاب و تصویب موضوعات اتاق فکر” و “نحوهی نگارش منشور قانونی جلسات اتاق فکری” بحث میکنیم.
1) انتصابات و چگونگی انتخاب مدیران و روسای اتاق فکر
انتخاب و انتصاب مدیران معمولاً به تجربه مدیر عامل بستگی دارد و معمولاً بر اساس شرح وظایف مدیریتهای تابعه و فرآیند اجرای امور در اتاق فکر انجام میگیرد. کتابهای زیادی برای روشهای جذب و استخدام پرسنل به رشته تحریر درآمده است. اما توجه به آموزش و تربیت پرسنل امری بسیار مهم است.
نکته اساسی در این بحث شیوه انتخاب روسای اتاق فکر است. توجه نمایید رییس اتاق فکر میبایست جریان ایده را کنترل و هدایت کند، اهداف جلسه را معرفی کند و قوانین را بیان کند. این فرد همچنین باید بر نحوه رعایت قوانین نظارت داشته باشد و افراد را به شرکت در مباحث تشویق کند. این فرد هم چنین باید قوه خلاقیت افراد را در سطح مطلوب نگه دارد و از تقلیل آن جلوگیری کند. فردی که سابقه طولانی در راهبری اتاق فکر داشته را برای این سمت در نظر بگیرید. توجه نمایید فردی که دارای هیچ گونه سابقه فعالیت در اتاق فکر نمیباشد برای این پست مفید نیست. حتماً میبایست برای افراد جوان جهت تصدی این سمت دوره آموزشی در نظر گرفت و انتقال تجربیات از مسئول قبلی بطور کامل برقرار گردد. به عنوان یک ایده کلی گزینههای زیر میتوانند مفید باشند؛
- افرادی که دارای مدرک دکتری و فوق دکتری هستند. مربیان، اساتید گزینههای مناسبی هستند. توجه نمایید اساتید دانشگاهها به دلیل بروز بودن و ارتباط با دانشجویان منابع بزرگ اطلاعاتی هستند.
- افرادی که پیش از این از جایگاههای درجه یک دولتی برخوردار بودهاند و هماکنون پس از اتمام دوره خدمت تجربه و دانش مدیریتی بالا دارند. برخی از این افراد در موسسه عالی آموزش و پژوهش مدیریت و برنامهریزی ریاست جمهوری و مجمع تشخیص مصلحت نظام مشغول به فعالیت هستند.
- نمایتدگان مجلس و مدیران قوای مجریه
- روسای اصناف و انجمنهای تخصصی
- اعضای با سابقه اتاق فکر
2) نحوهی نگارش مجموعه قوانین شرافتمندانه
دشوارترين بخش تدوين قوانين حاكم بر هر مجموعه است. اين قوانين پس از چارت، بدنه و چهارچوبة ارگان به حساب ميآيند. اگر قصد ايجاد چنين قوانيني را براي يك مجموعه داريد، قبل از نشستن و تلاش براي خلق منشور اخلاقی خود، لازم است بدانيد چه كساني را در تيم خود داريد. يك مجموعة فكري افراد خاصي را در خود جاي ميدهد. عملكرد اين افراد تنها با عالم انتزاع در ارتباط است. پس بايد به گونهاي متفاوت به اين افراد نگاه كنيد. همين معيارهاست كه در صورتي كه طبق نظر و توافق كل تيم ايجاد شود، آن تيم را كنار هم نگاه ميدارد به خصوص زماني كه فشار بر تيم وارد ميشود و چالشي ايجاد ميشود.
اگر از ابتدای راه شروع میکنید، یعنی بدون آنکه هنوز تیمی داشته باشید، قبل از هر چیز در قوانین به نوعی شفافیت دست یابید. در آن هنگام میتوانید شروع کنید به جذب آن افرادی که تمایل به موافقت با شما داشته باشند.
متأسفانه با این وجود، اکثر افراد تا زمانی که تحت فشار قرار نگرفتهاند واقعاً نمیدانند چه کسانی را در تیم خود دارند و در آن وقت دیگر برای شروع مذاکرات خیلی دیر شده است. به همین علت است که خلق چنین معیارها، یا قوانینی قبل از بحران حائز اهمیت است. این قوانین چارچوبی ایجاد میکند که هر کس درک میکند چطور با یکدیگر نه فقط در وقت خوشی بلکه حتی در زمان سختیها، رفتار کند. این قوانین مفاهیمی چون دانش حرفهای، بازی تیمی، یکپارچگی، ثبات و ارتباط را در میان دیگر موارد تبیین میکند. روزی فرا خواهد رسید که مجبور شوید تعیین کنید که میخواهید عملکردتان در چه سطحی باشد، هر چه قوانین شما محکمتر باشد، سطح کارایی شما بالاتر میرود.
سخن از هر علمي كه باشد یک اصل کلی وجود دارد که میگوید هر چه صبورتر باشید کارایی شما بالاتر میرود. دلیل آنکه نیرویهاي نظامي نظامنامهي محکمی دارند این است که وقتی زیر رگبار فشنگها هستید، احساسات افزايش يافته و هوش پایین میآید. این قوانین بارها و بارها در گروه تمرین و تکرار میشوند. تا آنها را تحت فشار در کنار یکدیگر نگه دارد. طبق آن قوانین افراد اجازه ندارند دنبال مخفیگاهی برای پنهان شدن بگردند تا جان خود را نجات دهند. در این مثال، مسئله مرگ و زندگی مطرح است. بنابراین باید قوانینی موجود باشد تا این امر را تضمین کند که هر یک از افراد برای حمایت از تیم و یکدیگر کار درست را انجام میدهد.
همین امر در مورد شرکت يا ارگان در شرف تأسيس نیز صادق است. رشد یا نابودی موسسه اتاق فکری شاید به نحوه برخورد در شرایط سخت وابسته باشد. به طور حتم این موضوع در رابطه با فرزندان و خانواده شما نیز صدق میکند. شاید زمانهایی پیش آید که اعضای تیم به جای انجام آنچه برای کل گروه بهترین است میخواهند خود را در حاشية امن نگه دارند. این مسئله طبیعی است. این رفتار بر مبنای پاسخهای شرطی شده ما سر میزند. با این حال برای حرکت به سمت مرحله بعدی تعهد و اتصال با ارگان، چنین رفتاری میتواند بهترین تلاشها را نابود کند. مجموعه قوانین باعث میشود اعضای تیم در برابر یکدیگر و در قبال مأموريت مجموعه پاسخگو باشند.
در هر خانواده و در هر ازدواجی سختیها و مشکلاتی وجود دارد. نظامنامه یا قوانین اتحاد آنها را حفظ میکند. در غیر این صورت از فرزندانمان غافل شده و آنها تصمیمات خود را اتخاذ میکنند، که شاید بهترین سود را برایشان به همراه نداشته باشد. همسران، سردرگم شده و تحت فشار قرار میگیرند و شاید در اثر فشار زندگی حرفهایی بزنند و کارهایی انجام دهند که بعداً پشیمان شوند. منشور اخلاقی مجموعهای است از توافقات و قوانینی که شما را مجبور میکند شخصی باشید که در یک لحظه سلامت عقلانی و منطقی توافق کردهاید میخواهید آنگونه باشید.
باید تصمیم بگیرید، در چه سطحی میخواهید عمل کنید. میخواهید با سستي در گوشهای بایستید یا دست به اقدامی حساس و پیروزمندانه بزنید؟ میخواهید دستهای از همکاران با سودی مشترک تفننی کار کنند یا یک تیم قهرمان داشته باشید؟
مجموعه قوانین شما سطح عملکرد شما را تعیین میکند، اما همچنین این سطح ناشی از آن چیزی خواهد بود که افراد جدید به تیم شما میآورند. هر چه این مجموعه قوانین مستحکمتر باشد، قدرت جاذبه آن نیز شدیدتر است و مانند ایستگاه هدایتکنندهای عمل میکند که دیگران را با همان ساختار ذهنی مشابه جذب میکند. هر چه در مورد آن قوانین شفافتر باشید افراد بیشتری با همان ساختار ذهنی مشابه به آن جذب خواهند شد.
اگر از فداكاري براي وطن، دستور گرفتن، تراشیدن سر یا شلیک کردن با سلاحهای خودکار لذت نمیبرید، به نیروی نظامي نپیوندید!
اما افرادی که آنجا هستند همگی عاشق این کارها هستند! موضوع این نیست که یک قانون در خدمت همه است، یا اینکه یکی از بقیه بهتر است. فرهنگ و مجموعه قوانین آموزش و پرورش با وزارت علوم فرق دارد. موضوع این است که افراد مختلف، سلايق مختلفی دارند، اما هنگامی که اساسنامه را امضاء میکنید از شما انتظار میرود آن قوانین را حمایت کنید.
در تمامی روابط عالی قوانینی وجود دارد که هر یک از طرفین موافق آن هستند. این امر در تجارت، ورزشها، روابط شخصی و خانوادهها نیز صادق است.
هیچ جای تعجب ندارد که برخي از ازدواجها تا آخر دوام نمیآورد. علت آن تا اندازهای شاید به این امر مرتبط باشد که بسیاری از زوجها هیچ توافقات شفافی ندارند یا اینکه هر یک از زوجین طبق قوانین شخصی خود در خانواده عمل میکند. با بروز اولین علایم تنش، افراد به قوانین خود بر میگردند.
بنابراین درباره تیمهای زندگی خود فکر کنید. در خانه، در محل کار و یا در جامعه خود. چه پیامی را میخواهید به دیگران مخابره کنید و میخواهید چه تأثیری بر دیگران بگذارید؟
2-1) گامهایی برای ایجاد اصول و قوانین رفتار شرافتمندانه
مراحل مختلفی برای ایجاد یک منشور اخلاقی وجود دارد:
الف) در زمان سلامت عقل، مجموعه قوانین خود را خلق کنید.
صبر نکنید تا شرایطی ایجاد شود که فشار کار بالا است، احساسات به جوش میآیند، باید قبل از لحظه موعود و يا زماني كه سختي كار بالا ميگيرد، اين كار را انجام دهيد. باید زمانی را برای این کار در نظر بگیرید که در آن لحظه هر کسی به درستی و به طور منطقی فکر میکند. اکثر افراد سعی میکنند درست در بحبوحه جنگ و در اوج درگیریها قوانین خود را ایجاد کرده، تصویب کنند و به اجرا بگذارند. این عقیده اشتباه است! به یاد داشته باشید که هر گاه احساسات بالا باشد، هوش پایین میآید. در این حالت هر کاری که بخواهید انجام دهید منجر به نزاعی بسیار بدتر خواهد شد. اگر خود را در چنان شرایطی یافتید، دست از هرگونه اقدامی بکشید و تقاضای وقت استراحت کنید و ایجاد قوانین را به زمانی که از سلامت عقلانی برخوردارید، موکول کنید.
همچنین، انتظار نداشته باشید که کل قوانین را در یک جلسه تنظیم کنید. اینکه یک لحظه سلامت عقلانی یافتهاید به این معنا نیست که باید انتظار داشته باشید در طول آن زمان همه چیز را تدوين كنيد. ضروری است وقت زیادی را برای خلق آن قوانین اختصاص دهید. همچنین این نکته حائز اهمیت است که دیگران را خسته نکنید و از پا در نیاورید. این کار روزها، هفتهها یا حتی ماهها زمان میبرد. این فکر که وقتی را پیدا کنید تا واقعاً چند روزی را از محل کار خود دور باشید، میتواند ایده خوبی باشد. از همه تماسهای تلفنی و جعبه پیامهای دریافتی که روی هم انباشته میشوند، دوری کنید. مردم وقتی دور از محیط کار خود هستند تمایل بیشتری به درست و واضح فکر کردن دارند. اين بدان معنا نيست که باید برای انجام این کار خلوتگاهی را برگزینید، اما شاید این عقیده خوب باشد که در اتاق کنفرانس هتلی در همان نزدیکی بنشینید و ساندویچ سفارش دهید. هر کاری که لازم است تا افراد آسوده خاطر باشند را انجام دهيد و برای روند این کار با خیال راحت فکر کنید. نکته کار در این است که بتوانید در بالاترین وضعیت ذهن خود فکر کنید.
ب) عقاید تکراری را که مرتباً در اجرای کار تیم دخالت میکند، بیابید.
ضروری است قوانین مجموعه تمامی نیازهای خاص آن مجموعه و مأموريت ویژه تیم و مشکلات تکرار شونده خاص آن را در نظر بگیرد. نباید فقط با مواردی خاص سر و کار داشته باشد، نظیر: “هفته قبل فلان شخص فلان کار را در برابر يك نفر ديگر انجام داد، پس بیایید درباره آن قانونی تصویب کنیم.” نظراتی را که تیم به طور مکرر و منظم با آنها مواجه میشود، بیابید. آیا ماندگاری ابدی برای تیم شما مطرح است؟ آیا افراد برای حفظ توافقات سختیهای زیادی را متحمل میشوند؟ آیا در میان تیم موارد بسیاری از انگشت اتهام به سوی دیگری گرفتن و شایعهپراکنی و از این قبیل وجود دارد؟ میتوانید قوانینی را خلق کنید که با این موارد برخورد کنند. سعی کنید به دنبال نشانههایی از مشکلات زیرپوستی و حقیقی باشید.
همچنين، فقط نكات بازدارنده را مدنظر قرار ندهيد، بلكه نيمهي پر ليوان را هم ببينيد. برای مثال، آیا تیم شما واقعاً تحت شرایط فشار به خوبی در کنار هم جمع شدهاند، آن کار در دست انجام را بهتر از قبل انجام داده و از عهده وظیفه محوله به خوبی برآمدهاند؟
آیا همزمان برای برد هر یک از اعضاء تیم جشن گرفتهاند؟ رفتارهای خوبی مانند این را در کناری گذارید و در پی این باشید که چه چیزهایی در راه آنها سهیم بوده است؟
در اینجا یک سری مجموعه قوانین برای نمونه آورده شده است:
- هرگز همتیمی خود را در وقت نیاز تنها نگذارید.
- برای “فراخواندن” و “فراخوانده شدن” مشتاق باشید تمامی پیروزیها را جشن بگیرید!
- وقتشناس باشید.
- تمامی توافقات را حفظ کنید و هرگونه نقض توافقات یا در شرف نقض شدن را در اسرع وقت سامان دهید.
- به طور مستقیم برخورد کنید. (اگر با کسی مشکلی دارید، مستقیماً به سراغش رفته و با صحبت از شر آن مشکل خلاص شوید!)
- مسئولیتپذیر باشید، نه مشکل را به گردن دیگران بیاندازید و نه توجیه کنید!
- مبتکر باشید، قبل از آنکه عصبانیت خود را بر سر دیگران خالی کنید، راهحلهایی را بیابید.
- هرگز اجازه ندهید کارهای شخصی، مأموريت شما را تحتالشعاع قرار دهد.
- به تیم خود وفادار باشید.
- به پیشرفت شخصی متعهد باشید.
- در جستجو و در طلب همدردی دیگران یا تأیید دیگران نباشید.
- همه باید در ارتقاء جایگاه سازمان تلاش کنند!
- چه مواردی برای تیمتان حیاتی است؟ شما و اعضای تیمتان باید آن موارد را پیدا کنید.
ج) همه مشارکت میکنند!
اگر در حال ایجاد مجموعه قوانینی برای تیم موجود خود هستید، این مسئله به دو دلیل بسیار مهم است که همه اعضا را در آن کار درگیر کنید.
اولاً، اگر آنها در ایجاد آن دخالت داشته باشند، خود را صاحب آن میدانند. ثانیاً، این مسئله به افرادی که علاقهای به قوانین جدید ندارند اجازه میدهد تا تصمیم بگیرند آیا با وجود چنین قوانینی میخواهند در ادامه با تیم همکاری داشته باشند یا خیر. این کار بعدها شما را از اندوهی فراوان نجات میدهد. برخی افراد تاب تحمل پاسخگو بودن در قبال دیگران را و یا حتی پاسخگو بودن در برابر خودشان را در مورد آن مسئله ندارند. اگر هر کسی را وادار کنید در روند کار تدوین قوانین برای تیم دخالت داشته باشد. در اين صورت افراد این فرصت را در اختیار دارند تا تصمیم بگیرند در ادامه راه آیا میخواهند به گروه بپیوندند یا دیگر نمیخواهند جزئی از آن باشند. آنگاه هرگز نمیتوانند بگویند که حق شرکت کردن در تصمیمگیری در این باره را نداشتند و بعداً نمیتوانند از این موضوع گلايه كنند.
سؤالات دشوار باید به منظور شفافسازی قانون پرسیده شوند. هیچ چیز را نباید به امید شانس و اقبال رها کرد. تنها در صورتی همه با آن موافقت میکنند که هر کسی در فهم معنای آن قانون به درک روشنی به شفافیت کریستال رسیده باشد.
کلامی در زمینه اختلاف نظرات:
آنها عالی هستند. همان چیزی هستند که تیمهای بزرگ را شکل میدهند. با این حال بعد از آنکه دودها به کناری رفت و موضوع شفاف شد، اگر باز هم هیچکس با آن موافق نبود، در این صورت مراقب باشید. اگر با وجود تمام مباحثات، کسی هنوز احساس میکند که این کار به معنای مصالحه است، شما باید به صورت یک تیم تصمیمی را اتخاذ کنید. میتوانید یکی از سه راه زیر را در پیش بگیرید:
- قانون را تغییر دهید.
- به طور کامل آن را کنار بگذارید.
- از مخالفان بخواهید تیم را ترک کرده و به جای دیگری بروند.
اگر آن قانون را حل نشده به حال خود رها کنید، به طور تضميني ميتوان گفت که بر میگردد تا شما را به دام بیاندازد. در آن صورت ناخوشایند و دشوار خواهد بود و به هر حال بعداً مجبور خواهید شد با آن مقابله کنید و احتمالاً زمانی این اتفاق میافتد که مخاطرات بیشتري وجود دارد.
به عنوان یک گرهگشا، مراقب كساني كه در گروه به نظر میرسد جلوی ابراز مخالفت خود را میگیرند یا در روند کار توجه کامل به خرج نمیدهد، باشید. باید فوراً این امر را اعلام کنید. باید هرگونه امتناع از بیان عقاید، احساسات و افکار را وادار به ابراز شدن در جمع کنید وگرنه بعداً به گروه آسیب میزند. به یاد داشته باشید که شما در حال ایجاد مجموعه قوانینی هستید که افراد را وادار به مشارکت در یک تیم میکند. این کار تنها برای دلجویی کردن از تعداد اندکی از افراد نیست. اگر فکر میکنید که این مجموعه قوانین برای حمایت همهي افراد تیم است. این یک مکانیزم تحمیلی نیست و راهی برای محدود نگه داشتن افراد در جای خود هم نیست. بلکه لایحهای حمایتی است که به هر کس اجازه میدهد تا نهایت کار خود را انجام دهد.
بسیاری از ما ارزشها و اعتقادات مشابهی داریم. همگی ما میخواهیم سخت کار کنیم و مایحتاج خود را تأمین کنیم، شاد باشیم و روابطی خوب داشته باشیم. یک مسئله عالی در مورد کل این روند این است که شما باید پی ببرید واقعاً چقدر با همتیمی خود نقاط مشترک دارید، و این مسئله فقط به شما کمک خواهد کرد تا مسیری طولانی به پیش روید.
د) درباره نمونههای رفتاری گوناگون صحبت کنید. اینکه هر کسی درباره آن رفتارها چگونه احساسی دارد، چه احساسهای مثبت و چه احساسهای منفی
مشکلی که در مورد این موضوعات ناگفته وجود دارد این است که بعداً به شکل نظریات بیادبانه، نگرشهای بد یا جزییات حذف شده خود را بیرون میریزند. هرگاه رنجشی وجود داشته باشد، دیر یا زود بازخورد آن به وجود خواهد آمد. اما زمانی که موضوع را اعلام کنند و از طریق بحث کردن با آن موضوع کلنجار بروند، به یک تعریف معمول نسبت به آن دست یافته و پشت سر هم حرف زدن ناپدید میشود. فقط به خاطر همان بحث کردن ساده.
به همین علت است که باید درباره جنبههای مثبت و منفی هر موضوعی صحبت کرده و پیش از توافق بر سر هر قانونی، بهترین سطح احساسات افراد را ایجاد کنید.
ه) به محض اینکه توانستید قانونی را برگزینید، آن را یادداشت کنید!
قوانین را در یک مکان قابل دید، جایی که هر یک از اعضای تیم بتوانند هر روز آنها را ببینند به دیوار بزنید، مثلاً در اتاق استراحت یا در یک دفتر کار. در شرایط تحت فشار به آسانی مجموعه قوانین فراموش میشوند: خارج از دید، خارج از ذهن. آن قوانین را درست در ورودی ساختمان قرار دهید، جایی که هر کسی، از جمله مشتریانتان بتوانند آنها را ببینند. مطمئن باشید، شاید این کار به نوعی تمسخرآمیز باشد، اما اثر خود را میگذارد. قوانین باید به اندازه کافی شفاف بیان شوند تا هر کسی بتواند آنها را توضیح دهد. به یاد داشته باشید، وقتی در مکانی یک سری مجموعه قوانین وجود دارد، همه صاحب آن هستند و اگر شفاف باشد بهتر فهمیده میشود.
و) در مورد قوانین خود صریح باشید!
قوانین شما باید به صورت اظهارات، قوانین یا توافقاتی عملی به رشته تحریر درآید. از هرگونه قوانین مبهم بپرهیزید. شاید این امر مستلزم قدری اقدام عملی باشد. احتمالاً درباره چگونگی نگارش قوانین خود به پس و پیش خواهید رفت. اما درست کردن آنها مهم است. بگذارید در مورد این موضوع خیلی شفاف باشيم. مجموعه قوانین رفتار شرافتمندانه یک بیانیه تفویض اختیارات نیست. همچنین صرفاً فهرستی از ارزشها نیست. فقط به صرف چسباندن فهرستی روی دیوار که میگوید: “1ـ کار گروهی؛ 2ـ همبستگی” و از این قبیل، ایجاد مجموعه قوانین رفتار شرافتمندانه نكردهايد. چرا؟ زیرا هر کسی عقیده متفاوتی درباره معنای کار گروهی و همبستگی دارد. اگر آن را به صورت بیانیهای که هر کس بتواند به آن عمل کند با دقت توضیح دهید، با این ریسک مواجه نمیشوید که هر کس تعبیر متفاوتی نسبت به آن قوانین داشته باشد. به جای واژه “کارگروهی” شاید قانونی را وضع کنید که به این صورت باشد: “اهداف تیم بر اهداف فردی مقدم است” که به صورت شفافتری تعریف شده است. همین شرایط برای قوانینی چون “حرفهای باش”، “به یکدیگر احترام بگذارید” یا “مسئولیتپذیر باشید” هم صادق است. شما “حرفهای بودن” را چطور تعریف میکنید؟ این مسئله به تیم شما، مأموريت شما، مراجعینی که با آنها کار میکنید و تمام انواع دیگر مسائل بستگی دارد. درباره عقاید هر شخص نسبت به مفاهیمی مثل این صحبت کنید. سعی نکنید حالات روحی را به عنوان قانون وضع کنید.
ایجاد قانونی که میگوید: “همیشه در یک وضعیت روحی خوب باش” یا “هرگز عصبانی نشو” نه تنها منصفانه نیست، بلکه غیرواقعی است. هر کسی در زندگی روزهای بد دارد، آیا شما چنین روزهایی ندارید؟
اما آنچه که میتوانید انجام دهید این است که بگویید: “وضعیت روحی بد خود را به دیگران منتقل نکنید.” اشکالی ندارد که یک روز بسیار بد داشته باشید و در یک وضعیت روحی بدتر باشید، اما اینکه دیگران را مقصر حالت روحی خود بدانید، کار درستی نیست. این یک قانون منطقی است که میتوانید به آن عمل کنید.
ز) مطمئن شوید که قوانین تا حدی قابل انعطاف هستند.
منظور از این جمله این است که مجموعه قوانین شما هر یک از اعضای تیم را به چالش برای بهتر شدن میکشاند. در چنین محیطی هر کسی سعی میکند بهترین حالت خود را ارائه دهد و تیم در سطح قهرمانی عمل میکند.
همانگونه که اشاره شد بودن در تیم به معنای آن نیست که هر روز میتوان در پارک قدم زد. تیمهایی به هم ریخته هم وجود دارند، همچنین قوانینی به هم ریخته. گاهی اوقات پیروی از قوانین به معنای قربانی شدن است، و در این صورت انجام چنین کاری دشوار است. اما از آنجایی که حضور در تیم یک چالش است، تیم روز به روز بهتر میشود و همچنین تک تک افراد تیم هم بهتر خواهند شد.
ح) از وضع قوانین ذوقزده نشوید!
قطعاً، مهار مشکلات از طریق ایجاد قوانینی درباره آنها عالی است. اما هر چه تیم شما به قوانین بیشتری نیاز داشته باشد، به همان میزان بیشتر خرابكاري میكند!
سعی کنید دو جین قانون یا کمتر از آن را به سرعت به اجرا درآورید. هر تعدادی بیشتر از آن باشد باعث میشود اعضای تیمتان احساس کنند که دارید آنها را در کوچکترین مسائل هم مدیریت میکنید، و چنین رفتاری بیش از اندازه تبدیل به روش قانونگذاری شده میشود.
اگر چنین به نظر میرسد که شما دارید قوانین بسیار زیادی وضع میکنید، در این صورت به دنبال پیوندهایی رایج باشید تا قوانین را به یکدیگر مرتبط کنند. آیا این امکان وجود دارد که تمام آن قوانین را به صورت یک قانون ساده فشرده کنید؟ اگر واقعاً نگاه کنید، خواهید دید که موضوعی رایج در زیر آن سطح پنهان شده است.
به خاطر اضافه کردن قوانین جدید، دست به تعدیل و تنظیم مجموعه قوانین خود نزنید، بلکه به منظور شفافسازی، مجموعه قوانین خود را تعدیل و تنظیم کنید.
ط) اگر کسی از مجموعه قوانین سرپیچی کرد، این مسئله را اعلام کنید!
به همین سادگی است. چگونه؟ او را به کناری بکشید و بگویید: “تو مجموعه قوانین را نقض کردی!” خانوادهها، تیمها و کسبوکارهای بسیاری دارای قانون هستند. اما در این میان گروههایی که موارد نقض قوانین را اعلام میکنند اندک هستند. احتمالاً بزرگترین تمایز میان یک تیم خوب بودن و یک تیم عالی بودن در همین مورد نهفته است.
به نظر ساده میرسد و میتواند بسیار ساده باشد، اما در آغاز کار، همیشه آن طور که ساده به نظر میرسد، آسان نیست. به همین علت است که در اکثر مکانها این اتفاق نمیافتد. افراد دوست ندارند که به آنها گفته شود در کاری خرابكاري كردهاند. به دلیل آثار احساسی بسیاری که انتقاد کردن تا سالیان سال در افراد به جای میگذارد، این کار به طرز وحشتناکی سخت است.
وقتی میگویيم: “آن را اعلام کنید”، منظور این نیست که آن فرد را در مقابل همه توبيخ كنيد! تا به حال تنبیه، جریمه یا تحقیر کردن در ملأعام واقعاً نتیجه خوبی در پی نداشته است … منظور این نیست. فقط کافی است به موارد نقض قانون اعتنا داشته باشید.
اعضاي تیم باید خودشان از خود حراست کنند. اگر قانونی نقض شده است و هیچکس به آن توجهی نکرده است، پس کسی به قوانین توجهی نداشته و این یعنی هیچکس به طور جدی به تیم توجهی ندارد. به زودی شاهد محیطی به مراتب بدتر هم خواهید بود، زیرا نه تنها معیارهایی برای پیروی کردن وجود ندارد، بلکه به دلیل این امر که هیچکس به توافقات خود پایبند نبوده است، رنجشهایی در گروه پدید میآید.
3) نحوهی انتخاب و تصویب موضوعات اتاق فکر
موضوعات ابتدا بصورت مکتوب به مسئول دفتر تحویل داده میشود. مدیر عامل پس از طرح موضوعات در جلسه هیأت مدیره و تصویب میتواند موضوعات را به مدیریت برنامهریزی و راهبری جلسات ابلاغ نماید.
معلول نگری در طراحی نظام موضوعات یک از ضعفهای اساسی به شمار میرود. بنابراین قبل از ارجاع موضوع به اتاق فکر میبایست وقت زیادی برای علتنگری و اولویت بندی موضوعات صرف شود.
4) نحوهی نگارش منشور قانونی جلسات اتاق فکری
برای این منظور میتوانید از قسمت نحوهی نگارش مجموعه قوانین شرافتمندانه (منشور قانونی) استفاده نمایید. برخی قوانین جلسات اتاق فکری، در این مقاله تبین شده است.
[1] توجه به این نکته که شرکت مستمر در سمینارها و نمایشگاههای تخصصی جریانی از ارتباطات را فراهم میکند بسیار مفید است.
[2] قوانین درون سازمانی: قوانین و مقررات داخلی اتاق فکر مبنی بر نحوه عملکرد سازمانی، ارزیابی، مدیریت منابع انسانی، نحوه انجام پروژهها، گردش اطلاعات و … را مشخص مینماید.
[3] قوانین برون سازمانی: نحوه تعامل اتاق فکر را با مشتریان، همکاران و دیگر سازمانها و نهادهای تعیین مینماید.
[4] ارزشها: ارزشها آن چیزهایی هستند که برای ما مهم هستند و در تصمیمگیریهای ما نقش دارند. باید ارزشهای سازمانی اتاق فکر یعنی ارزشهای مشترک و جاری و ساری در فرهنگ سازمانی مشخص شده و همچون یک منشور حرفهای و کاری مورد وفاق و عنایت تمامی کارکنان قرار گیرد.
