طراحی سازمان اتاق فکر/مهندس علی رجبی ابهری

مراد من از طرح موضوع سازمان اتاق فکر این است که، بتوانید ساختارمند فکر کنید. فرض کنید هزاران سرباز، پزشک و معلم در جامعه مشغول فعالیت هستند. وقتی شما سربازان را در قالب یک ساختار نظامی، پزشکان را در قالب یک ساختار درمانی و معلمین را در قالب یک ساختار آموزشی تعریف می‌کنید و در واقع زمانی‌که شما نظام‌سازی می‌کنید، قدرت خروجی و اثربخشی فعالیت‌ آنها چند برابر می‌شود.

در این مقاله شما با راهکارهای مدیریت فکر و تعالی سازمان از طریق تفکر آشنا می‌شوید. مخاطبین این مقاله شرکت‌‌ها، انجمن‌ها و سازمان‌های خصوصی و دولتی هستند. بدیهی است بخش‌های مختلف سازمان دارای چالش‌های متفاوتی هستند و رفع مسائل فرو سازمانی، موجب ارتقاء از پایین به بالا خواهد شد. مدیران بالا دستی خواهان یکپارچگی سازمانی و آینده‌نگری هستند؛ که موجب ارتقاء بالا به پایین و چابکی دائم سازمان می‌شود. جریان ارتقاء، حل مسأله و آینده‌نگری از گردش صحیح اطلاعات، داده و دانش در شبکه فکری مذکور حاصل می‌شود. تداوم و پایداری این گردش نیاز به هماهنگی سازمانی دارد که با افزایش موضوعات باعث افزایش جلسات اتاق فکری می‌گردد. بنابراین برای ایجاد یک نظم واحد در برگزاری، ثبت و ضبط جلسات، انتقال و اطلاع رسانی خروجی اتاق‌های فکر؛ تشکیل یک سازمان ضروری می‌شود. این سازمان در مقابله با موضوعات محیطی (داخلی و خارجی) تبدیل به ساختار می‌شوند و این تضمین بقاء، پیشتازی، موفقیت و کمال سازمان شماست.

وقتی تشکیل سازمان ضروری تشخیص داده شد، نوبت به “تدوین اساسنامه”، “طراحی نمودار سازمانی و شرح وظایف” می‌رسد. این مباحث موضوعات مباحث بعدی هستند.

1) اساسنامه سازمان اتاق فکر

اساسنامه‌ها به طور كلي حاوي موضوعات اصلي هستند:

الف) موضوع، دیدمان استراتژیک و مأموریت

ب) مجمع عمومی و فوق العاده شرکاء، هیأت مدیره، شرایط انحلال، انتصاب مدیر عامل، هیأت مدیره، نقل و انتقال سهام و ورود اعضای جدید و …

1-الف) موضوع، دیدمان استراتژیک و مأموریت سازمان اتاق فکر

ـ موضوع:
فعاليت تخصصي اتاق فكر را مشخص مي‌كند.
ـ ديدمان استرات‍ژيك
دیدمان استراتژیک بدین معنی که اتاق فکر چه چشم‌اندازی را فرا روی خود می‌بیند؟ تصویر مطلوب آینده سازمان و اینکه سازمان «به کجا می‌خواهد برود؟»
ـ مأموریت
که فلسفه وجودی سازمان را مشخص کرده و این که اتاق فکر «چه می‌خواهد بکند؟» و «چه باید بکند؟»

1-ب) شرایط انحلال، انتصاب مدیر عامل، هیأت مدیره، نقل و انتقال سهام و ورود اعضای جدید و …

مدیر عامل از طریق هیأت مدیره و هیأت مدیره از طریق مجامع شرکاء انتخاب می‌شوند. در واقع این بخش از اساسنامه اعتبار یک موسسه اتاق فکری به حساب می‌آید که مسئولیت اساسی موسسه را به لحاظ مالی، حقوقی و پاسخگویی به مراجع ذیربط به‌عهده دارد. در ذیل یک نمونه از اساسنامه موسسه اتاق فکری آورده شده است.

1-ج) نمونه اساسنامه اتاق فکر

در زیر نمونه پیشنهادی اساسنامه موسسه‌ی اتاق فکری آورده شده است؛

بسمه تعالی
اساسنامه موسسه اتاق فکر

شماره ثبت ……………………………….. تاریخ ثبت ……………………………………
ماده 1) نام موسسه: اتاق فکر ……..
ماده 2) موضوع فعالیت موسسه عبارت است از:
ـ درگیر کردن اذهان نخبگان با چالشها، نیازها و آسیب‌های فرهنگی، اقتصادی، سیاسی و … و فراهم كردن زمينه¬ي مشاركت عمومی، خصوصی و اجتماعی در تصميم‌سازي‌ها
ـ بهره‌گيري از ظرفيت‌هاي علمي استادان و نخبگان و استعدادهاي عظيم ملي در زمينه¬هاي مطالعه، ارزيابي، آينده انديشي و راه حل¬يابي در مسائل كلان ملي
ـ انعکاس نظرات و ایده‌ها و تحلیل‌های فرهنگی، اقتصادی، سیاسی و … به مراکز تصمیم گیرنده و اجرایی کشور
ـ گسترش ارتباطات علمی
ـ ایجاد تعامل سازنده بین اعضای اتاق فکر و مدیران کلان نظام
ماده 3) مرکز اصلی موسسه:
مرکز اصلی شرکت استان:……………………….شهرستان:………………………….
خیابان ……………………………………………..کوچه …………………………………
پلاک…………………………….. کدپستی ………………………………………………
تبصره) هیأت مدیره می‌تواند مرکز موسسه را به هرکجا که صلاح و مصلحت بداند منتقل و صورت جلسه را جهت ثبت به اداره ثبت شرکتها تقدیم نماید. موسسه اجازه تأسیس شعبه و اعطای نمایندگی ندارد.
ماده 4) سرمایه موسسه: ………………………………. ریال
ماده 5) مدت موسسه: از تاریخ ثبت به مدت نامحدود
ماده 6) تابعیت موسسه: تابعیت شرکت ایرانی است
ماده 7) هیچ یک از شرکاء حق انتقال سهم الشرکه خود را بغیر ندارند مگر با رضایت و موافقیت دارندگان سه چهارم سرمایه موسسه که دارای اکثریت عددی نیز باشند و انتقال سهم الشرکه بعمل نخواهد آمد مگر به موجب سند رسمی.
ماده 8) مجمع عمومی عادی موسسه در ظرف مدت چهار ماه اول هر سال پس از انقضای مالی موسسه تشکیل ولی ممکن است بنا به دعوت هر یک اعضاء هیأت مدیره یا شرکاء مجمع عمومی بطور فوق‌العاده تشکیل گردد.
ماده 9) دعوت برای تشکیل مجامع عمومی، توسط هر یک از اعضای هیأت مدیره یا مدیر عامل و یا احدی از شرکاء به وسیله دعوتنامه کتبی از طریق پست سفارشی و یا درج آگهی در یکی از جراید کثیرالنتشار بعمل خواهد آمد، فاصله بین دعوت تا تشکیل مجمع حداقل ده روز و حداکثر 40 روز خواهد بود.
ماده 10) در صورتی که کلیه شرکاء در هر یک از جلسات مجامع عمومی حضور یابند رعایت ماده 9 اساسنامه ضرورت نخواهد داشت.
ماده 11) وظایف مجمع عمومی عادی یا عادی بطور فوق‌العاده
الف: استماع گزارش هیأت مدیره در امور مالی و تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان موسسه
ب: تصویب پیشنهاد سود قابل تقسیم و از طرف هیأت مدیره
ج: تعیین خط مشی آینده موسسه و تصویب آن
د: انتخاب هیأت مدیره و در صورت لزوم بازرس
ماده 12) وظایف مجمع عمومی فوق‌العاده
الف: تغییر اساسنامه یا الحاق یا حذف یک یا چند موارد اساسنامه
ج: افزایش یا تقلیل سرمایه موسسه
د: تصویب ورود شریک یا شرکاء جدید به موسسه
ماده 13) تصمیمیات شرکاء در مجمع عمومی فوق‌العاده با موافقت دارندگان سه چهارم سرمایه که اکثریت عددی دارند و در مجمع عمومی طبق دستور ماده 106 قانون تجارت معتبر و لازم الاجرا خواهد بود.
ماده 14) هیأت مدیره موسسه مرکب از ……………….. نفر خواهد بود که در مجمع عمومی عادی یا عادی به طور فوق‌العاده از بین شرکا و یا خارج انتخاب می‌شوند.
ماده 15) هیأت مدیره از بین خود یا خارج از اعضا یک نفر را به سمت رئیس هیأت مدیره و یک نفر را به سمت مدیر عامل انتخاب و همچنین می‌تواند برای اعضاء خود سمت‌های دیگری تعیین نماید. ضمناً مدیرعامل می‌تواند با حفظ سمت به عنوان رئیس هیأت مدیره نیز انتخاب شود.
ماده 16) مدیر عامل و رییس هیأت مدیره نماینده قانونی و تام‌الاختیار موسسه بوده و می‌تواند در کلیه امور مداخله و اقدام نماید مخصوصاً در موارد زیر:
امور اداری از هر قبیل، انجام تشریفات قانونی، حفظ و تنظیم فهرست دارائی موسسه و تنظیم بودجه و تعیین و پرداخت حقوق و انجام و هزینه‌ها رسیدگی به محاسبات، پیشنهاد سود قابل تقسیم سالیانه، تهیه آئین‌نامه‌های داخلی، اجرای تصمیمات مجامع عمومی، اداء دیون و وصول مطالبات، انتخاب و انتصاب و استخدام متخصصین و کارمندان ، عقد هرگونه پیمان با شرکتها و بانکها و ادارات و اشخاص خرید و فروش و اجاره امول منقول و غیر منقول و ماشین آلات و بطور کلی وسائل مورد نیاز و همچنین معاملات بنام و حساب موسسه، استقراض با رهن یا بدون رهن وام تحصیل اعتبار و وام دادن و وام گرفتن از بانکها و اشخاص و شرکتها و بازکردن حسابجاری و ثابت در بانکها، دریافت وجه از حسابهای موسسه، صدور ظهرنویسی و پرداخت بروات و اسناد و سفته‌ها هزینه‌ها، مرافعات، چه شرکت مدعی باشد و چه مدعی علیه، در تمام مراحل با تمام اختیارات از رجوع به دادگاه‌های صالحه ابتدایی و استیناف و دیوان عالی کشور، انتخاب وکیل و وکیل در توکیل، دادن اختیارات لازمه بنامبرده و عزل آن، قطع و فصل دعاوی با صلح و سازش، اختیارات فوق جنبه محدودیت نداشته و هر تصمیمی را که هیأت مدیره جهت پیشرفت شرکت اتخاذ نماید معتبر می‌باشد.
ماده 17) جلسات هیأت مدیره با حضور اکثریت اعضاء رسمیت می‌یابد و تصمیمیات هیأت مدیره با اکثریت آراء معتبر است.
ماده 18) دارندگان حق امضاء در موسسه:
دارندگان حق امضاء اوراق و اسناد بهادار از قبیل چک ـ سفته ـ برات ـ اسناد تعهدآور و قراردادها را هیأت مدیره تعیین می‌کند.
ماده 19) هر یک از اعضای هیأت مدیره می‌تواند تمام یا قسمتی از اختیارات و همچنین حق امضاء خود را به هر یک از شرکاء برای هر مدت که صلاح بداند تفویض نماید و همچنین هیأت مدیره می‌تواند تمامی یا قسمتی از اختیارات خود را به مدیرعامل تفویض نماید.
ماده 20) سال مالی موسسه: از اول فرورودین ماه هر سال شروع و به آخر اسفند ماه همان سال خاتمه می‌یابد به استثنای سال اول که ابتدای آن از تاریخ تأسیس موسسه است.
ماده 21) تقسیم سود: از درآمد موسسه در پایان هر سال مالی هزینه‌های اداری ـ حقوق کارکنان و مدیران، استهلاک‌ها، مالیات و سایر عوارض دولتی کسر و پس از وضع صدی ده بابت ذخیره قانونی بقیه که سود ویژه است به نسبت سهم‌الشرکه بین شرکاء تقسیم خواهد شد.
ماده 22) فوت یا محجوریت هر یک از شرکا باعث انحلال موسسه نخواهد شد و وارث شریک متوفی و یا ولی محجور در صورت تأیید مرجع صادر کننده مجوز فعالیت موسسات اتاق فکری، می‌تواند به مشارکت خود ادامه دهند. در غیر این صورت بایستی سهم‌الشرکه خود را پس از انجام تشریفات قانونی دریافت و یا به شریک دیگری منتقل و از موسسه خارج شوند.
ماده 23) انحلال موسسه: موسسه مطابق مواد قانون تجارت منحل خواهد شد.
ماده 24) در صورتی که مجمع عمومی فوق‌العاده شرکاء رأی به انحلال موسسه دهد یک نفر از بین شرکاء و یا خارج از موسسه به سمت مدیر تصفیه تعیین خواهد شد، وظایف مدیر تصفیه طبق قانون تجارت می‌باشد.
ماده 25) اختلافات حاصله بین شرکا شرکت از طریق حکمیت و داوری حل و فصل خواهد شد.
ماده 26) در سایر موضوعاتی که در این اساسنامه قید نشده است مطابق مقررات قانون تجارت ایران و سایر قوانین موضوعه عمل و رفتار خواهد شد.
ماده 27) این اساسنامه در 27 ماده و یک تبصره تنظیم و در جلسه مورخ ………….. به تصویب مجمع عمومی موسسین / فوق‌العاده رسید و ذیل تمام صفحات آن امضاء شد.

1-د) نمونه صورت جلسه مجمع عمومی مؤسسین موسسه اتاق فکر …..

در ساعت …………………….. صبح روز …………………………….. اولین جلسه مجمع عمومی مؤسس موسسه با حضور کلیه شرکا در محل موسسه تشکیل و تصمیمات ذیل به اتفاق آراء مورد تصویب قرار گرفت.
1- اساسنامه موسسه مشتمل بر 27 ماده یک تبصره تنظیم و به تصویب کلیه شرکاء موسسه رسید و ذیل تمام صفحات آن امضا شد.
2- تقاضانامه موسسه نیز به امضا کلیه شرکاء رسید.
3- جهت انتخاب اعضا هیأت مدیره و دارندگان حق امضا اخذ رأی بعمل آمد و در نتیجه:
آقای/خانم ………………………………….. به سمت ……………………………………..
آقای/خانم ………………………………….. به سمت ……………………………………..
آقای/خانم ………………………………….. به سمت ……………………………………..
بعنوان اعضای هیأت مدیره برای مدت نامحدود انتخاب شدند.
همچنین کلیه اوراق و اسناد بهادار و تعهدآور موسسه از قبیل چک ـ سفته ـ بروات ـ قراردادها عقود اسلامی با امضای مدیرعامل و رییس هیأت مدیره همراه با مهر موسسه معتبر می‌باشد.
4- هر یک از اعضا هیأت مدیره با امضاء ذیل این صورت جلسه قبول سمت نمودند.
5- مبلغ ………………………………………………… ریال سرمایه موسسه که از طرف کلیه شرکاء پرداخت گردیده و تحویل و در اختیار مدیر عامل شرکت قرار گرفت و مدیر عامل با امضای ذیل این صورت جلسه وصول آن را اعلام می‌دارد.
6- به آقای/ خانم …………………………………. احدی از شرکا وکالت داده شد با حق توکیل به غیر تا ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به پرداخت هزینه‌های قانونی و امضای ذیل ثبت دفتر اقدام نماید.

2) طراحی نمودار سازمانی اتاق فکر

پس از گذشتن از تمام مراحلي كه پيش از اين ذكر شد، نوبت به طراحي يك چارت براي اتاق فكر مي‌رسد. طراحي چارت سازمانی براي موسسات اتاق فكري كاري به مراتب دشوارتر نسبت به ساير سازمانها خواهد بود. چرا که موسسات فکری باید ارتقاء و توسعه را ذات خود به همراه داشته باشند؛ و همانند فرکتال به مراتب بالاتر خود قابل اتصال باشند.
اصولاً زمانیکه صحبت از ساختار سازمانی به میان می‌آید همگان سازمانهای سلسله مراتبی که بصورت هرم عمودی از بالا به پایین کشیده شده را تجسم می‌کنند. این در حالیست که موسسات اتاق فکری دارای دو بخش اجرایی و فکری هستند. قسمت فکری که متشکل از اتاق فکرهای فعال می‌باشد؛ بنا به شرایط ممکن است افزایش و یا کاهش یابد.
این نظام از منظر فکری تشکیل فرکتالی را می‌دهد که اجزاء کوچکتر و بزرگتر بصورت ادراکی برای یک هدف مشترک تلاش می‌کنند. اگر چه هیچ یک از آنها از عنوان پروژه خبر نداشته باشند.
نمونه یک موسسه اتاق فکری در نمودار پیشنهادی ذیل آورده شده است.